Communication

Prochaine réunion : non fixée pour le moment

CR réunion communication du 18 novembre 2021 : Telecharger le fichier 18112021CR.pdf (74.5kB)

CR réunion communication du 21 septembre 2021 : Telecharger le fichier 21092021_CR.pdf (75.5kB)

CR réunion communication du 24 juin 2021 : Telecharger le fichier 24062021_CR.pdf (67.1kB)

CR réunion communication du 11 mars 2021 : Telecharger le fichier 11032021_CR_communication.pdf (0.4MB)

CR réunion communication du 3 Février 2021 :
Telecharger le fichier compterendu_runion_communication_du_30221.pdf (65.2kB)

Outil collaboratif d'organisation et de communication interne en ligne

-Délai (ou priorité) demandé(e) pour le CA sur cet outil
-Budget proposé (si nous faisons appel à un prestataire qui nous créé et nous forme sur cet outil par ex.)
-ou alors si le CA souhaite ou propose que cet outil soit adapté par nous à partir d'un outil déjà existant type Open My Organization.

Valérie : pour répondre à ces questions, a-t-on plus d'information sur des devis de prestataires pour une prestation précise ? Il me semble qu'un prestataire exterieur serait le plus efficace pour avoir un outil professionnel et surtout y passer moins de temps et d'énergie.

Denis : J’avais compris que la commission était maître d’ouvrage sur ce projet et que c’était à elle d’en fixer le programme, le délai et une estimation sur les moyens à engager.
Cela peut peut-être fait en interne si on a les compétences et la dispo pour cela : est-ce le cas ? (ça me semble pas évident, mais…)
Cela peut nécessiter l’appui plus ou moins important d’une compétence externe : soit on fixe une enveloppe et on demande ce qui peut être fait pour le prix, soit on demande à un prestataire puisse faire une proposition, mais, dans tous les cas, il faut suffisamment définir le cahier des charges (si on fait appel à l’extérieur, importance qu’on puisse faire la maintenance par nous même).
La situation actuelle des finances permet, si le CA le décide, d’engager le budget afférent.

Cahier des charges pour l'outil collaboratif d'organisation et de communication (qui remplacerait et complèterait ce wiki)
Nos actualités (avancées de chacun des pôles et rôles)
Calendrier de nos réunions et + (comprenant les évènements en Bauges, à partager inter assos)
Planning des salariés et des réunions communes
Pads et porte-documents pour chaque rôle
Porte documents global (docs associatifs, docs de communication externe)
Organigramme de notre fonctionnement avec référents, missions
Listes de diffusion internes pour chaque rôle
Entrée via le blog biobauges/crocbauges avec un code secret ?

Compléments mns:
Structurer "les grands blocs" avant de contacter un prestataire : par exemple : planning/ calendrier - archivage - organisation de la structure
Quelque chose qui permette d'envoyer des alertes ou mails groupés soit pour rappeler une réunion , soit pour prévenir de la mise à jour d'un document
Quelle porte d'entrée pour l'archivage ( ex : tous les comptes rendus au meme endroit identifié par la date et le nom , ou un stockage dans chaque commission comme le wiki actuel)
Définition de mots-clés pour faciliter les recherches
Veillez a bien clarifier ce qui sera disponible sur le site ( informations disponibles pour tous) et ce qui est interne - Exemple : les petites annonces me semblent être plus destinées au site

un bloc "listes" qui soit faciles à mettre à jour : adhérents , salariés, administrateurs, producteurs, bénévoles

suggestion Valérie:
Complétement OK avec la suggestion de Marie Noelle : il faut travailler sur la structure (les grands blocs) avant de contacter les prestataires. Un travail pour la Com Com ? sans doute déjà en parti fait... à voir avec eux.
Calendrier interactif où l'on trouve peut afficher seulement ce qui concerne Biobauges (date de réunions ou autre) mais aussi ce qui concerne les autres assos des Bauges (peut permettre d'éviter des dates "cumul". Du coup il faut un référent calendrier qui veille ...
Un outil SIMPLE d'utilisation (comme le WIKI) qui permet à toutes et tous d'accéder, de modifier les informations.
Bien distinguer (peut etre 2 "lieux" distincts ?) ce qui concerne la com interne et ce qui concerne la com externe (et d'ailleurs je ne suis pas sure que nous soyons clair la dessus entre nous...), et surtout bien distinguer la com intra poles, intre rôles. Du coup peut etre que la structure de l'outil doit être identique à la structure de notre association ?
Entrée par login pour que l'on sache qui modifie, qui dépose, etc... avec la date.
A voir la possibilité de : déposer des documents, de plannifier des réunions ou événements, de dessinner ou fair des schémas (un schmé est souvent plus clair que les mots et fait bien avancer la reflexion de tous !).
J'ai mis un lien pour celles et ceux qui souhaitent avoir des informations sur l'un des prestataires (TIRIAD) spécialiste en outil collaboratif pour des associations (voir plus bas dans la liste des prestataires).
à suivre...

Proposition de Denis:
Remarques sur la proposition de contenu pour l'outil collaboratif d'organisation et de communication

1 Formuler l’objectif attendu
Répondre aux besoins de communication interne de Biobauges :
- pour les administrateurs
- pour les salariés
- pour les adhérents ? (si oui, n’ont pas à avoir accès à toute l’information)
- pour les producteurs ? (proposition à faire à CapBauges ; contenu à associer ou non à celui du COPIL)
Avec un support clair dans sa structure, modulable, avec des contenus évolutifs et modifiables…
Avoir une entrée facile à trouver (ex, via le blog biobauges/crocbauges avec un code secret).
Utiliser un outil simple pouvant être géré en interne par un webmaster
Autre…

2 Définir la structure d’accès à l’information
Statuer sur l’organigramme de principe, par ex :
- un pôle association, subdivisé en plusieurs thèmes (organisation interne, commissions, projets…
- un pôle magasin (organisation interne, producteurs, clients…
- un pôle documents (informations générales, archives…

3 Identifier les éléments utiles : voir la proposition générale ci dessus
- Petites annonces…
A compléter…

4 Voir ensuite comment cela se cale avec la structure d’accès et la faire évoluer en conséquence.

3 prestataires possibles
Louis Julien (TIRIAD) :http://tiriad.org/collectif/
Sylvain (GRAP)
Prestataire connaissance d'Hugues Michelin, ayant réalisé le logiciel open my organization (et formateur rêve du dragon)

Les vidéos de communication visibles au lien suivant : https://vimeopro.com/heliofilms/biobauges-citoyens-engages-pour-une-alimentation-saine
CONTENU SUIVANT A ACTUALISER (Anne fait des comptes rendus depuis le printemps 2019 (suite à l'AG renforts dans la commission)

CR de la commission communication de juin 2018 :
Telecharger le fichier Commission_communication_juin_2018.odt (16.6kB)

Actions de la commission : 2017 (en cours)
- réalisation d'une petite séquence infographique avec Laurent Olivier (infographiste) sur l'association Biobauges pour faire connaître ses spécificités et ses valeurs
- rédaction d'un article tous les trimestres dans le Vivre en Bauges

en parallèle fait par Hélène
- envoi de mails aux adhérents/clients sur actus en magasin, actions de l'association (évènements, animations)

A VENIR :
Réaliser un site internet en remplacement du blog (pour cela identifier nos besoins au préalable, voir arborescence ci dessous)
Trouver un outil de communication interne (collaboratif) pour le partage des infos, des actus, des dates (calendrier commun) pour le CA l'équipe et le COPIL voire les producteurs
(Utiliser les outils "éthiques" du type ceux cités dans l'article dégooglisons internet rédigé par Framasoft) https://degooglisons-internet.org/alternatives
Formation des salariées sur le web éthique avec Héloïse Pierre (a été validé en CA le 30 Août)

réunion du 6 octobre 2018 ordre du jour (à compléter, amender)

Point sur infographie Biobauges faite par Bérangère et Laurent
Prépa plan du site internet (qui sera autogéré par nous !)
Formation etikya (cahier des charges à rédiger)
Actus générales à partager - calendrier

PROJET DE SITE INTERNET AUTOGERE
proposition d'arborescence (document de travail à compléter)

Une partie magasin
- une épicerie associative ! (rédaction avec la comm éthique)
- Actus du Magasin (ex. événements, Nouveauté en produits, nouveaux producteurs, choix éthique, nouveaux livres à disposition, …) … peut se faire via une page typée « blog ».
- Horaires et localisation + contact
- L’éthique des produits vendus (origine, marque, labels, … prix, production locale, …)
- Lexique et infos : les labels de qualités, les produits bio qu’on n’a pas l’habitude de voir ailleurs, …
- Idées recettes de saison avec produits du magasin

Une partie Biobauges (projet associatif)

- Présentation de l’association : (objectifs, commissions, fonctionnement) Pourquoi, quoi, qui, comment et où ?
- BioBauges en chiffres : évolution (adhérents, producteurs (on peut aussi faire une carte avec localisation producteurs locaux), salariés, …. Prix et avantage des circuits courts et du magasin citoyen, ….)
- Actualités et programmes des animations de Biobauges + aussi autres animations locales sur le thème (… peut se faire via une page typée « blog »).
- On parle de nous : article de presse, télé, radio, ….
- Partenaires et associations amies
- La bio ca bouge ici mais aussi là-bas nous vous informons: info sur ce qui se passe ailleurs d’autres magasin et d’initiatives en France ou autres pays, info sur la bio (ex. relais d’article de presse sur l’alimentation bio,….), lectures intéressantes, ….(… peut se faire via une page typée « blog » pour que cela soit participatif)
- Contact
- Coin intranet (infos, actus, calendrier, partage de ressources) + lien avec le wiki