Organiser et animer une réunion à distance
TRAVAIL A FAIRE PAR L’ORGANISATEUR EN AMONT :
- inviter à la réunion
- faire l'ordre du jour avec timing prédéfini (à notifier dans le pad)
- lister les participants (outil de listing + mise en oeuvre)
- envoyer les docs nécessaires 10 j. en amont (pour prendre en compte les congés)
TRAVAIL A REALISER AU DEBUT DE LA REUNION :
- avoir le listing téléphonique accessible pour rappeler si perte de ligne
- mettre la liste des participants en ligne : introduire les nouveaux arrivant au pad
- lister les points à aborder, avec un timing préétabli
- se mettre d'accord sur un ou deux rapporteurs (l'animateur ne peut pas facilement animer et rédiger le compte-rendu)
- l'animateur de la réunion doit être calme et posé
Pour PARTICIPANTS :
Rappel des consignes en réunion tél. et/ou en visioconférence :
- éviter les haut-parleurs et préférer les téléphones fixes aux portables
- mettre son tél sur muet quand on écoute un exposé pour ne pas gêner la prise de parole
- dire son prénom à chaque prise de parole.
- ne pas couper la parole, ne pas la monopoliser, aller à l'essentiel : rôle de régulateur de l'animateur (calme, posé).
- si ligne téléphonique mauvaise, ne pas hésiter à raccrocher et rappeler.
- définir qui prend les notes et sur quel point de l'ordre du jour (une seule personne par sujet)
- éviter de lancer des débats ; on est là pour concevoir, organiser, caler,...
- merci de rester concentré car la réunion est prévue pour durer une heure ou une heure trente max
- rafraîchir son écran (pad) régulièrement pour lire les prises de notes en simultané de la réunion