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======Organiser et animer une réunion à distance====== **TRAVAIL A FAIRE PAR L’ORGANISATEUR EN AMONT :** - inviter à la réunion - faire l'ordre du jour avec timing prédéfini (à notifier dans le pad) - lister les participants (outil de listing + mise en oeuvre) - envoyer les docs nécessaires 10 j. en amont (pour prendre en compte les congés) **TRAVAIL A REALISER AU DEBUT DE LA REUNION :** - avoir le listing téléphonique accessible pour rappeler si perte de ligne - mettre la liste des participants en ligne : introduire les nouveaux arrivant au pad - lister les points à aborder, avec un timing préétabli - se mettre d'accord sur un ou deux rapporteurs (l'animateur ne peut pas facilement animer et rédiger le compte-rendu) - l'animateur de la réunion doit être calme et posé **Pour PARTICIPANTS :** Rappel des consignes en réunion tél. et/ou en visioconférence : - éviter les haut-parleurs et préférer les téléphones fixes aux portables - mettre son tél sur muet quand on écoute un exposé pour ne pas gêner la prise de parole - dire son prénom à chaque prise de parole. - ne pas couper la parole, ne pas la monopoliser, aller à l'essentiel : rôle de régulateur de l'animateur (calme, posé). - si ligne téléphonique mauvaise, ne pas hésiter à raccrocher et rappeler. - définir qui prend les notes et sur quel point de l'ordre du jour (une seule personne par sujet) - éviter de lancer des débats ; on est là pour concevoir, organiser, caler,... - merci de rester concentré car la réunion est prévue pour durer une heure ou une heure trente max - rafraîchir son écran (pad) régulièrement pour lire les prises de notes en simultané de la réunion
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