Qui fait quoi ?
L'équipe du FO (modifier le tableau en cliquant sur ce lien :
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OgTOoF3VLad-7QWDSzh8kq7dZn5vOCQgLhVYSfB9Pwo/edit?usp=sharing
Le comité organisateur est l'ensemble des personnes les plus motivées et disponibles, représentatives des réseaux locaux et/ou des antennes locales des réseaux nationaux. Il regroupe des acteurs de la société civile (associations, citoyens, étudiants, artistes, …) des élus et des entrepreneurs. Ce comité organisateur est en charge pour l'organisation de l'évènement dans sa globalité.
Le groupe de pilotage est l'ensemble des personnes qui assurent la bonne tenue et le bon fonctionnement du forum ouvert. Il sera formé lors de la deuxième réunion à partir du comité organisateur. Il est composé d'un facilitateur, d'un ancreur, d'un hôte, d'un coordinateur logistique, administratif et festivités, d'un référent Colibris et d'un reporter.
Les organisateurs :
Cet événement est organisé par un groupe de 5 citoyennes accompagné d'autres bénévoles du pays Viganais qui se sont réunies sous forme d'un collectif provisoire. Elles sont soutenues par plusieurs associations du territoire : « Quartiers libres » de Aumessas... Ainsi qu'une médiatrice est son assistante. C'est un événement entièrement indépendant, inspiré par le mouvement Colibri* (ONG française). Il est financé par des partenaires mécènes surtout pour le matériel (affiches, paper board, marqueurs, papier...) et par les entrées et les recettes du bar le samedi soir.
Les différents rôles pendant le Forum Ouvert : Rôles à remplir...
- Facilitatrice : Marion
Formée à la technique du forum ouvert (FO), elle connait et maîtrise cette technique d'animation. Elle en explique l'approche au comité organisateur et définit avec lui le thème du FO.
Elle précise également les besoins logistiques et humains relatifs au bon déroulement du FO.
Elle anime l'ouverture du FO et toutes les séances plénières. Elle est la garante de la démarche et veille au respect de l'approche propre au FO.
Elle gère la place du marché, elle s'assure de la bonne mise en route des ateliers et de la salle des nouvelles, de l'édition des rapports d'activité au mur du grand journal et de la production des plans d'actions des ateliers.
Avec le comité organisateur et l'hôte, elle fait la revue des suivis du FO et s'assure de la transmission à tous les participants des rapports de discussion et des plans d'actions.
- Ancreur : à pourvoir...
Rompu également aux techniques d'un FO, il assiste le facilitateur durant l'événement sur la partie animation et sur un recentrage éventuel. Il veille au bon fonctionnement des ateliers.
Son nombre peut être porté à 2 ou 3 en cas de FO important.
- Hôte : Elsa
Au sein du groupe de pilotage, il est le représentant du comité d'organisation, le représentant de toutes les parties locales engagées. Il confirme les objectifs de l'événement programmé.
Il est animé d'un esprit d'ouverture permanent.
Il accueille les participants.
Il participe aux discussions du groupe sans animer ni diriger, et circule d'un atelier à l'autre.
Après l'événement, il est le garant de la bonne restitution à l'ensemble des participants des différents rapports de discussion et des plans d'actions. Il suivra les plans d'actions dans le temps avec le comité organisateur.
- Documents à télécharger ici pour préparer le discours d'ouverture et de clôture :
Catherine
Rigoureuse et conviviale, elle est en liaison avec l'ensemble du réseau local et coordonne les inscriptions le matin du FO et les entrées pour le concert le soir, ainsi que l'hébergement des participants. Elle gère la trésorerie de l'événement in fine.
- Coordinatrice logistique : Cécile
Elle a une bonne connaissance des lieux localement, elle est méthodique et rigoureuse.
Elle prépare et coordonne toute la logistique des espaces du FO (salle plénière, ateliers, chaises, tables, ordinateur, éclairage, sonorisation).
Omniprésente durant l'événement, elle veille au bon déroulement du FO et en règle les aléas. Elle a la responsabilité de la salle des nouvelles (ordinateurs).
A la fin, elle s'assure de la bonne restitution des lieux et du matériel.
- Coordinatrice festivités/restauration/bar : Albane
Dans le cas de l'organisation d'une partie « festive » liée au FO, il convient d'y affecter un coordinateur spécifique ayant une expérience de ce type d'événement.
Ici elle établit le budget restauration-buvette, prévoit le repas du soir, le contact avec les producteurs locaux, l'aprovisionnement du bar. Elle rassemble et restitue le matériel correspondant, constitue et coordonne une équipe (cuisine & buvette).
Elle est en charge du plateau artistique. Elle en assure l'organisation matérielle sur place et sa gestion.
Elle est responsable du bon déroulement de la manifestation.
Véro
Spécialiste de la communication, elle optimise la lisibilité de l'événement auprès des médias locaux, avant, pendant et après sa tenue.